Privacybeleid (AVG) - Request a Visa
Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026
Dit privacybeleid legt uit hoe Request a Visa jouw persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze dienst gebruikt om een reistoestemming of e-visum aan te vragen. We nemen jouw privacy serieus, juist omdat wij werken met gevoelige gegevens zoals je paspoortgegevens en pasfoto. Lees dit beleid zorgvuldig, zodat je precies weet welke gegevens we verzamelen, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Belangrijk vooraf: Request a Visa is een onafhankelijke, particuliere dienstverlener en is op geen enkele wijze verbonden aan, gelieerd aan of goedgekeurd door enige overheid, ambassade, consulaat of officiele instantie. Wij dienen jouw aanvraag namens jou in bij het officiele portaal; de beslissing over jouw reistoestemming ligt uitsluitend bij de betreffende buitenlandse autoriteit. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Nederlandse Telecommunicatiewet. Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is de onderneming die handelt onder de handelsnaam Request a Visa. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, voor welke doeleinden en op welke manier. Onze volledige bedrijfsgegevens zijn: handelsnaam Request a Visa, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 65752376, BTW-nummer NL002452287B94, gevestigd aan de Pastoor Petersstraat 170-46, 5612 LW Eindhoven, Nederland.
Voor alle vragen, verzoeken of klachten over privacy en de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via e-mail op info@requestavisa.com. We streven ernaar om binnen een maand op jouw verzoek te reageren.
Wij hebben geen wettelijk verplichte Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld, omdat onze verwerking naar onze inschatting niet kwalificeert als grootschalige structurele verwerking in de zin van artikel 37 AVG. We beoordelen deze verplichting periodiek opnieuw naarmate onze activiteiten groeien. Voor privacyvragen fungeert het e-mailadres info@requestavisa.com als vast contactpunt.
2. Wat wij doen (en niet doen)
Request a Visa is een commerciele gemaksdienst. Wij helpen je bij het aanvragen van elektronische reistoestemmingen en e-visa, zoals de ESTA voor de Verenigde Staten, de eTA voor Canada, en e-visa voor Egypte, India, Indonesie en Sri Lanka. Concreet controleren wij jouw gegevens op fouten en volledigheid, verwerken wij jouw aanvraag en dienen wij deze namens jou in bij het officiele overheidsportaal. Vervolgens houden wij de status in de gaten en informeren wij jou over de uitkomst.
Wij zijn nadrukkelijk geen overheidsinstantie, ambassade of consulaat, en wij zijn ook niet gemachtigd door of gelieerd aan enige overheid. De officiele beslissing over jouw reistoestemming, en dus ook wat er daarna met jouw gegevens gebeurt bij de buitenlandse autoriteit, ligt volledig buiten onze macht. Je kunt dezelfde aanvraag desgewenst ook zelf en vaak goedkoper rechtstreeks bij het officiele portaal indienen. Onze servicekosten staan los van en komen bovenop eventuele officiele overheidsleges.
Omdat wij jouw gegevens moeten indienen bij deze officiele portalen, is het delen van jouw persoons- en paspoortgegevens met buitenlandse autoriteiten een inherent en onvermijdelijk onderdeel van de dienst die je bij ons afneemt. Dit privacybeleid legt uit hoe wij daarbij omgaan met jouw gegevens.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Om een reistoestemming voor je aan te vragen, hebben wij een aantal categorieen persoonsgegevens nodig. Het gaat om identiteitsgegevens zoals je voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, geslacht en nationaliteit. Daarnaast verzamelen wij paspoortgegevens: je paspoortnummer, de datum van afgifte, de vervaldatum en het land van afgifte.
In veel gevallen vragen wij ook om een scan of foto van je paspoort en/of een pasfoto, omdat sommige portalen dit vereisen of omdat dit ons helpt jouw gegevens correct en foutloos over te nemen. Verder verwerken wij reisgegevens (zoals je bestemming en verwachte reisdatum), contactgegevens (je e-mailadres en eventueel telefoonnummer), en betaalgegevens die nodig zijn om jouw betaling te verwerken.
Tot slot verzamelen wij automatisch bepaalde technische gegevens wanneer je onze website bezoekt, zoals je IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en gegevens over je gebruik van de site via cookies en vergelijkbare technieken. Deze technische gegevens gebruiken wij voor beveiliging, foutopsporing en, uitsluitend met jouw toestemming, voor analyse en marketing.
4. Gevoelige gegevens en waarom we hier extra voorzichtig mee zijn
Sommige van de gegevens die wij verwerken zijn extra gevoelig. Je nationaliteit en geboorteland kunnen bijvoorbeeld informatie onthullen over je ras of etnische afkomst, en een pasfoto kan onder omstandigheden kwalificeren als een biometrisch gegeven. Onder de AVG (artikel 9) gelden voor dit soort bijzondere persoonsgegevens strengere regels.
Wij verwerken deze gegevens uitsluitend omdat dit strikt noodzakelijk is om jouw aanvraag bij de betreffende autoriteit te kunnen indienen, en op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming die je geeft bij het plaatsen van je bestelling. Wij gebruiken je pasfoto niet om je biometrisch en uniek te identificeren; we verwerken deze alleen als onderdeel van de aanvraag die de autoriteit van je verlangt.
Omdat wij ons bewust zijn van de gevoelige aard van deze gegevens, hanteren wij extra waarborgen: we vragen alleen wat nodig is, we beveiligen de gegevens streng en we bewaren paspoortscans en pasfoto's zo kort mogelijk (zie de paragraaf over bewaartermijnen).
5. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?
De AVG verplicht ons om voor elke verwerking een doel en een wettelijke grondslag te hebben. Wij verwerken jouw gegevens allereerst om de overeenkomst met jou uit te voeren: het controleren, verwerken en indienen van je aanvraag en het informeren over de uitkomst. De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG).
Voor de verwerking van de gevoelige gegevens uit je paspoortscan, pasfoto en nationaliteit baseren wij ons op jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, sub a AVG). Je geeft deze toestemming actief bij het plaatsen van je bestelling, en je kunt deze op elk moment weer intrekken. Let wel: als je je toestemming intrekt terwijl de aanvraag al is ingediend, kunnen wij de reeds verrichte handeling niet ongedaan maken.
Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens omdat de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld voor onze administratie en de fiscale bewaarplicht (artikel 6, lid 1, sub c AVG). Voor fraudepreventie en de beveiliging van onze dienst baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f AVG), waarbij wij jouw privacybelang steeds afwegen tegen dit belang. Voor niet-noodzakelijke cookies, analyse en marketing (waaronder Google Ads Enhanced Conversions) vragen wij altijd vooraf jouw toestemming (artikel 6, lid 1, sub a AVG).
6. Met wie delen wij jouw gegevens? (verwerkers)
Om onze dienst te kunnen leveren, schakelen wij een aantal gespecialiseerde dienstverleners in die als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten zoals artikel 28 AVG voorschrijft, waarin is vastgelegd dat zij jouw gegevens alleen volgens onze instructies en met passende beveiliging mogen verwerken.
Concreet werken wij samen met de volgende verwerkers: PayPal (voor het verwerken van betalingen), MongoDB Atlas (voor de beveiligde opslag van aanvraaggegevens), Vercel (voor de hosting van onze website), Brevo (voor het verzenden van transactionele en service-e-mails), Zoho (voor onze e-mail- en klantcommunicatie), Anthropic (voor het automatisch uitlezen van je paspoortgegevens via OCR-technologie), en Google (voor advertentie- en analysedoeleinden, uitsluitend voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven).
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen jouw gegevens alleen met bovengenoemde verwerkers voor de genoemde doeleinden, met de buitenlandse autoriteit bij wie wij jouw aanvraag indienen, en waar wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel).
7. Paspoort-OCR met kunstmatige intelligentie (Anthropic)
Om fouten te voorkomen en jouw aanvraag sneller te verwerken, gebruiken wij OCR-technologie (Optical Character Recognition) die wordt aangeboden door Anthropic, een aanbieder van kunstmatige intelligentie. Wanneer je een paspoortscan uploadt, wordt de afbeelding aangeboden aan deze dienst om de tekstgegevens (zoals je naam, paspoortnummer en geboortedatum) automatisch uit te lezen en over te nemen in je aanvraag.
Wij hebben met Anthropic afspraken gemaakt zodat jouw gegevens niet worden gebruikt om hun AI-modellen te trainen, en wij streven ernaar om zakelijke voorwaarden met beperkte of geen dataretentie te hanteren. Waar mogelijk beperken wij de gegevens die wij aanbieden tot het strikt noodzakelijke.
Belangrijk om te weten: deze AI-verwerking neemt geen enkele beslissing met rechtsgevolg over jou. De OCR helpt alleen bij het overnemen van gegevens; de uiteindelijke controle gebeurt door een mens en de beslissing over jouw reistoestemming ligt altijd bij de bevoegde overheid. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
8. Doorgifte van jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Een deel van onze verwerkers is gevestigd in of verwerkt gegevens in de Verenigde Staten, waaronder PayPal, MongoDB Atlas, Vercel, Anthropic en Google. Wanneer jouw gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework (voor zover de betreffende partij daaronder gecertificeerd is) of de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
Daarnaast is er een tweede, onvermijdelijke vorm van doorgifte: om jouw aanvraag te kunnen indienen, geven wij jouw persoons- en paspoortgegevens door aan de bevoegde autoriteit van je bestemmingsland, bijvoorbeeld de Verenigde Staten, Canada, India, Egypte, Indonesie of Sri Lanka. Deze landen kennen niet allemaal een door de Europese Commissie erkend passend beschermingsniveau.
De grondslag voor deze doorgifte naar buitenlandse overheden is dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit (artikel 49, lid 1, sub b AVG), en jouw uitdrukkelijke toestemming na te zijn geinformeerd over de mogelijke risico's (artikel 49, lid 1, sub a AVG). Wij wijzen je er nadrukkelijk op dat wij geen enkele controle of invloed hebben op wat de buitenlandse autoriteit vervolgens met jouw gegevens doet, hoe lang zij deze bewaart of met wie zij deze deelt. Dit valt onder het recht en beleid van het betreffende land.
9. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. Voor onze financiele en administratieve gegevens (zoals facturen en betaalgegevens) geldt de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Voor gevoelige gegevens gaan wij verder in dataminimalisatie: je paspoortscan en pasfoto verwijderen wij zo snel mogelijk nadat je aanvraag is afgerond, en in beginsel uiterlijk binnen een korte, gemotiveerde termijn na afronding, tenzij wij deze nog nodig hebben in verband met een lopend geschil, een terugboeking of een wettelijke verplichting.
De overige aanvraaggegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering van de dienst en gedurende een redelijke termijn daarna om eventuele vragen, klachten of geschillen te kunnen afhandelen. Gegevens die wij op basis van jouw toestemming verwerken voor marketing of analyse, bewaren wij niet langer dan de looptijd van die toestemming. Na afloop van de toepasselijke termijnen verwijderen of anonimiseren wij jouw gegevens.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Strikt noodzakelijke cookies, die nodig zijn voor het functioneren van de site, je sessie, de beveiliging en de betaling, plaatsen wij zonder toestemming, omdat je de site zonder deze cookies niet goed kunt gebruiken. Voor alle andere cookies, waaronder analytische en marketingcookies, vragen wij vooraf jouw actieve toestemming via onze cookiebanner.
In de cookiebanner kun je per categorie kiezen wat je wilt toestaan of weigeren, waarbij weigeren net zo eenvoudig is als accepteren. Wij plaatsen niet-noodzakelijke cookies pas nadat je actief toestemming hebt gegeven; wij gebruiken geen vooraf aangevinkte vakjes en beschouwen het enkel doorbladeren van de site niet als toestemming. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken via de daarvoor bestemde link op onze website.
In ons afzonderlijke cookiebeleid vind je een gedetailleerd overzicht van alle gebruikte cookies, met per cookie het doel, het type (functioneel, analytisch of marketing), de bewaartermijn en de betrokken partij. Wij bewaren ook bewijs van de door jou gegeven toestemming, zodat wij kunnen aantonen dat en waarvoor je toestemming hebt verleend.
11. Google Ads en Enhanced Conversions
Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, maken wij gebruik van Google Ads, waaronder de functie Enhanced Conversions. Bij deze functie worden bepaalde klantgegevens in versleutelde (gehashte) vorm gedeeld met Google om te meten hoe effectief onze advertenties zijn en om conversies toe te rekenen.
Deze deling vindt uitsluitend plaats nadat je hiervoor via onze cookiebanner toestemming hebt gegeven, en wij hebben Google Consent Mode geimplementeerd zodat er zonder jouw toestemming geen advertentie- of analysegegevens naar Google worden gestuurd. Zonder toestemming wordt deze functionaliteit niet geactiveerd.
Je kunt jouw toestemming voor Google Ads en analyse op elk moment intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Google verwerkt de gegevens mede als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden; meer informatie hierover vind je in het privacybeleid van Google.
12. Jouw verantwoordelijkheid voor de juistheid van gegevens
Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens die je aan ons verstrekt. Wij verwerken en dienen de aanvraag in op basis van de informatie die jij aanlevert. Controleer daarom altijd zorgvuldig of je gegevens correct zijn voordat je jouw aanvraag bevestigt.
Als je onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens verstrekt, kan dit leiden tot een afwijzing, vertraging of ongeldigheid van je reistoestemming. De gevolgen en eventuele kosten daarvan komen voor jouw eigen rekening en risico, en geven geen recht op restitutie van onze servicekosten. Wij raden je aan je gegevens te vergelijken met je officiele paspoort voordat je verzendt.
Wanneer je een aanvraag doet namens iemand anders, bijvoorbeeld een gezinslid of een minderjarig kind, sta je ervoor in dat je daartoe gemachtigd bent en dat de door jou verstrekte gegevens juist zijn.
13. Beveiliging van jouw gegevens
Wij nemen de beveiliging van jouw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. Deze maatregelen omvatten onder meer versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag, toegangsbeperking op basis van noodzaak, en waar mogelijk meervoudige authenticatie voor toegang tot systemen.
Wij selecteren onze verwerkers mede op hun beveiligingsniveau en hebben met hen contractueel vastgelegd dat zij eveneens passende beveiligingsmaatregelen treffen. Toch kan geen enkele overdracht via internet of elektronische opslag volledig veilig zijn; wij doen ons uiterste best, maar kunnen geen absolute veiligheid garanderen.
Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen met een risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek een hoog risico voor jou met zich meebrengt, wat bij paspoortgegevens al snel het geval is, informeren wij ook jou zo snel mogelijk. Wij hanteren hiervoor een intern datalek-responsplan.
14. Gegevens van minderjarigen
Onze dienst is niet bestemd om zelfstandig door minderjarigen te worden gebruikt. Een aanvraag voor een minderjarige kan alleen worden ingediend door een ouder of wettelijke voogd die daartoe gemachtigd is.
Wanneer een ouder of voogd een aanvraag doet voor een minderjarig kind, verwerken wij de gegevens van het kind uitsluitend op basis van en binnen de grenzen van de instemming en machtiging van die ouder of voogd. De ouder of voogd is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens van het kind.
Als je vermoedt dat wij zonder de vereiste toestemming gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via info@requestavisa.com, dan verwijderen wij deze gegevens waar nodig.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou, of die je anderszins in aanmerkelijke mate treffen, die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.
Hoewel wij gebruikmaken van geautomatiseerde OCR-technologie om paspoortgegevens uit te lezen, dient dit uitsluitend om gegevens correct over te nemen. Er wordt door onze systemen geen inhoudelijk oordeel of beslissing over jou genomen.
De uiteindelijke beslissing over het al dan niet verlenen van een reistoestemming wordt genomen door de bevoegde buitenlandse autoriteit, en niet door ons of door een geautomatiseerd systeem van ons.
16. Jouw rechten onder de AVG
Je hebt op grond van de AVG een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je hebt het recht op inzage in de gegevens die wij van je verwerken, en het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren (rectificatie). Ook heb je onder omstandigheden het recht op verwijdering van je gegevens, op beperking van de verwerking en op het overdragen van je gegevens naar een andere partij (dataportabiliteit).
Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, en het recht om een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die daarvoor al heeft plaatsgevonden. Houd er rekening mee dat wij bepaalde gegevens niet kunnen verwijderen zolang wij deze wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een lopende aanvraag of geschil.
Je kunt jouw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@requestavisa.com. Wij reageren in beginsel binnen een maand op je verzoek. Om je identiteit te kunnen vaststellen, kunnen wij je om aanvullende informatie vragen. Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
17. Wijzigingen in dit privacybeleid en overige documenten
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wanneer nieuwe wet- of regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website, met vermelding van de datum van de laatste wijziging bovenaan dit document. Wij raden je aan dit beleid regelmatig te raadplegen.
Dit privacybeleid maakt deel uit van onze bredere juridische documentatie. Voor de voorwaarden van onze dienstverlening, waaronder ons restitutie- en annuleringsbeleid, onze aansprakelijkheid en het herroepingsrecht, verwijzen wij naar onze Algemene Voorwaarden en ons Herroepingsbeleid. Voor details over cookies verwijzen wij naar ons afzonderlijke Cookiebeleid.
Heb je na het lezen van dit privacybeleid nog vragen, opmerkingen of verzoeken over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op via info@requestavisa.com. Op deze verwerking van persoonsgegevens en op dit privacybeleid is Nederlands recht van toepassing.
Bedrijfsgegevens
Request a Visa
Pastoor Petersstraat 170-46
5612 LW Eindhoven, Nederland
KvK: 65752376
BTW: NL002452287B94
E-mail: info@requestavisa.com